התשובה הקצרה היא כן, חד משמעית. התשובה הארוכה והחשובה יותר היא שאתם כנראה שומרים אותן לא נכון. בעידן שבו רשויות המס מכירות במסמכים סרוקים, אין סיבה להמשיך לאגור ניירת דוהה בקופסאות נעליים.
שמירה נכונה של קבלות היא לא רק חובה חוקית, אלא המפתח שלכם להפחתת חבות המס ולהימנעות מקנסות כבדים בעת ביקורת. המדריך הבא יעשה לכם סדר בין החובה הבירוקרטית לבין הפתרון הטכנולוגי שחוסך לכם כסף.
למה המדינה מתעקשת על הניירת שלכם?
עבור עצמאיים ובעלי עסקים, כל קבלה על הוצאה עסקית היא בעצם כסף מזומן. מערכת המס בישראל מבוססת על עיקרון פשוט: אתם משלמים מס רק על הרווח (הכנסות פחות הוצאות).
כדי שהמדינה תכיר בהוצאה מסוימת ותקטין את ההכנסה החייבת שלכם, עליכם להוכיח שהוצאה זו אכן קרתה ושהיא שימשה לייצור הכנסה.
הקבלה, או חשבונית המס שקיבלתם מהספק, היא שטר ההוכחה שלכם. בלי המסמך הזה, מבחינת פקיד השומה, ההוצאה לא הייתה קיימת.
כשאתם זורקים קבלה לפח, אתם למעשה מתנדבים לשלם יותר מס הכנסה, יותר ביטוח לאומי ויותר מע"מ ממה שאתם צריכים. זה נכון במיוחד עבור עסקים קטנים, שם כל הוצאה מוכרת משפיעה ישירות על שורת הרווח התחתונה.
עוד על החשיבות של רישום מדויק ניתן לקרוא במדריך שלנו על התנהלות שוטפת בעסק.
כלל שבע השנים: כמה זמן צריך לשמור?
אחת השאלות הנפוצות ביותר היא "עד מתי?".
החוק בישראל קובע כי יש לשמור את מערכת החשבונות וכל המסמכים הנלווים אליה (כולל קבלות הוצאה, חשבוניות הכנסה, דפי בנק ועוד) למשך שבע שנים מתום שנת המס שאליה הם מתייחסים.
לדוגמה, קבלות של שנת 2024 צריכות להישמר עד סוף שנת 2031. הסיבה לכך היא שרשויות המס רשאיות לבצע ביקורת ולפתוח שומות אחורה לתקופה זו.
אם תידרשו להציג אסמכתא על הוצאה מלפני חמש שנים ולא תמצאו אותה, ההוצאה תיפסל רטרואקטיבית ותיאלצו לשלם את המס בתוספת ריבית והצמדה. זהו חלק בלתי נפרד מתהליך ניהול ספרים תקין.
המהפכה הדיגיטלית: סוף עידן הנייר הדוהה
הבעיה הגדולה עם קבלות נייר, במיוחד אלו המודפסות על נייר תרמי (כמו בתחנות דלק או מסעדות), היא שהן נוטות לדהות ולהימחק תוך זמן קצר. קבלה לבנה וריקה אינה שווה דבר ביום פקודה.
למרבה המזל, המחוקק הישראלי התאים את עצמו למאה ה-21.
תיקון משמעותי בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) מאפשר כיום לשמור מסמכים בפורמט דיגיטלי סרוק, במקום את המקור הפיזי, בתנאי שהסריקה עומדת בתנאים מסוימים המבטיחים את אמינותה.
זהו שינוי דרמטי. הוא מאפשר לבעלי עסקים להיפטר מערימות הקלסרים ומקופסאות האחסון שתופסות מקום ואבק. במקום זה, ניתן לנהל ארכיון דיגיטלי מאובטח, נגיש וקל לחיפוש.
אזהרת גיבוי קריטית: המעבר לדיגיטל אינו פוטר אתכם מאחריות, אלא רק משנה את צורתה. הוראות החוק מחייבות במפורש שמירה של גיבוי נוסף ונפרד של הארכיון הדיגיטלי.
הסתמכות על עותק יחיד (למשל, רק בזיכרון הטלפון או במחשב אחד במשרד) היא הימור מסוכן. במקרה של אובדן מכשיר, פריצת סייבר או תקלת חומרה, אתם עלולים למצוא את עצמכם ללא כל תיעוד מול רשויות המס.
לכן, שימוש במערכת ענן המבצעת גיבויים אוטומטיים כפולים בשרתים נפרדים הוא תנאי הכרחי לעמידה בדרישות החוק. נושא זה הופך לחשוב במיוחד בהקשר של אבטחת מידע בחשבונאות דיגיטלית.
מה בדיוק צריך לשמור?
חשוב להבדיל בין סוגי המסמכים השונים, אם כי הכלל המנחה הוא: אם זה קשור לכסף שנכנס או יצא מהעסק – שמרו את זה.
-
תיעוד חוץ (הוצאות): כל חשבונית מס, קבלה, או מסמך אחר שקיבלתם מספק בגין רכישת מוצר או שירות לעסק. זה כולל חשבוניות על דלק, ציוד משרדי, שכר דירה, חשמל, אינטרנט, פרסום, כיבוד קל ועוד.
כדי להבין טוב יותר מה נחשב הוצאה מוכרת, כדאי לבקר במדריך שלנו העוסק בטעויות נפוצות של עצמאיים בניהול הוצאות.
-
תיעוד פנים (הכנסות): העתקים של כל חשבונית מס, קבלה, או חשבונית עסקה שהפקתם ללקוחות שלכם. גם כאן, המעבר לדיגיטל מקל מאוד על התהליך. שימוש במערכת להפקת חשבוניות דיגיטליות מבטיח שהעתק נאמן למקור נשמר אוטומטית בענן.
-
מסמכים נוספים: דפי חשבון בנק, דוחות סליקת אשראי, חוזים עסקיים, והסכמי שכירות.
ישנם הבדלים דקים בין המסמכים השונים, למשל בין קבלה שרק מאשרת תשלום לבין חשבונית מס שיוצרת אירוע מס.
הטבלה: ניהול ישן מול ניהול חדש
כדי להמחיש את ההבדל בין השיטות, ריכזנו את המאפיינים העיקריים בטבלה:
| מאפיין | השיטה הישנה (נייר) | השיטה החדשה (דיגיטלית) |
| אופן השמירה | פיזי, בקלסרים וקופסאות | דיגיטלי, בענן מאובטח |
| עמידות | נמוכה, הנייר דוהה ונקרע | גבוהה, הגיבוי נשמר לנצח |
| מקום אחסון | תופס מקום פיזי במשרד/בית | אינו תופס מקום פיזי |
| יכולת חיפוש | קשה ומסורבלת (דפדוף ידני) | מיידית, לפי תאריך, סכום או ספק |
| סיכון לאובדן | גבוה (שריפה, רטיבות, אובדן) | נמוך מאוד (גיבויים כפולים) |
| חוקיות | קביל (כל עוד הנייר קריא) | קביל כתחליף למקור, רק בתנאי שהסריקה חתומה בחתימה דיגיטלית מאובטחת המונעת שינויים |
כוכבית חשובה (מאוד): למרות שהחוק מתיר סריקה, ישנה דרישה לשמור את מסמך המקור הפיזי (הנייר) למשך תקופה של שנה אחת מיום הסריקה, גם אם הוא כבר שמור דיגיטלית.
רק לאחר שנה זו, ובתנאי שהסריקה בוצעה כדין, ניתן להשמיד את המקור הפיזי. מטרת דרישה זו היא לאפשר לרשויות המס לבצע בדיקות מעמיקות במקרים של חשד לזיוף או אי-סדרים.
הפתרון הטכנולוגי של Keep: לצלם ולשכוח
ההבנה שחייבים לשמור קבלות, יחד עם ההיתר החוקי לסריקה, מובילים לפתרון המתבקש: מערכת טכנולוגית שעושה את העבודה בשבילכם. כאן המערכת של Keep נכנסת לתמונה.
במקום לאסוף ניירות בארנק ולחכות לסוף החודש, המערכת של Keep מאפשרת לכם לצלם את הקבלה בסמארטפון מיד בעת הרכישה. ברגע הצילום, המערכת מבצעת מספר פעולות קריטיות:
-
היא סורקת את המסמך באיכות גבוהה העומדת בדרישות החוק.
-
היא מפענחת את הנתונים (תאריך, סכום, שם הספק).
-
היא משייכת את ההוצאה לקטגוריה המתאימה.
-
היא מגבה את המסמך בענן מאובטח (עם גיבוי כפול) לתקופה הנדרשת של שבע שנים.
משמעות הדבר היא שברגע שצילמתם, אתם יכולים (לאחר שנת הצינון) לזרוק את נייר המקור לפח. אין יותר צורך לתייק, לחורר או לחפש מסמכים אבודים לפני הגשת הדו"ח השנתי.
המערכת שומרת על הכל מסודר, נגיש ומוכן לכל ביקורת. זהו חלק מהותי מהתפיסה של ניהול עסק עם חשבוניות דיגיטליות וניהול הוצאות חכם.
עוברים לניהול חכם ובטוח
השאלה "האם צריך לשמור קבלות" היא כבר לא הרלוונטית ביותר. השאלה הנכונה היום היא "איך לשמור אותן במינימום מאמץ ובמקסימום ביטחון".
המעבר לשמירה דיגיטלית הוא לא פריבילגיה טכנולוגית, אלא כורח עסקי שחוסך זמן, מקום וכסף, ומבטיח שקט נפשי מול רשויות המס.
המערכת של Keep נועדה בדיוק למטרה זו – להפוך את המטלה הבירוקרטית המעיקה לפעולה פשוטה של שניות בודדות.
